2 voorbeelden van miscommunicatie tussen de productie en technische dienst die betere machineprestaties in de weg staan

We bedoelen het allemaal zo goed, alleen het komt er af en toe zo belabberd uit. Vaak is dit geen onwil, maar meer onwetendheid. Toch is het zonde wanneer dit betere machineprestaties in de weg staat. Het is niet nodig. Daarom deel ik in dit artikel twee specifieke (maar veelvoorkomende) voorbeelden van miscommunicatie tussen de productie en de technische dienst, aangevuld met een aantal tips hoe je hiermee om kan gaan.

De eerste miscommunicatie: Productie vertelt wat de technische dienst moet doen.

“Jullie moeten het trilgootje even afstellen,” zei de teamleider van productie. “Ehm, sorry, wat?” reageert de teamleider van de technische dienst. “Ja, het trilgootje moet afgesteld worden.” Zei de productieteamleider met alle goede bedoelingen. “Wat is er aan de hand dan, wat is het probleem?” vraagt de teamleider van de technische dienst, terwijl hij ondertussen denkt: doe het zelf, als je het zo goed weet.

De meeste technische diensten helpen graag bij problemen, zodat zij ze op kunnen lossen. Het kan weerstand oproepen, wanneer ze gelijk verteld wordt wat de oplossing is en wat ze moeten doen. Ze zetten graag hun eigen expertise in om dit te beoordelen en daarnaast draaien de meeste monteurs niet zomaar ergens aan omdat een ander dat zegt. Daarnaast kan een ander er ook wel eens naast zitten. Als de monteur dan doet wat er gezegd wordt, zijn ze nog verder verwijderd van het probleem en dus de oplossing. Dat wil niemand.

Als je wilt dat de technische dienst snel en adequaat in actie komt, kom dan met problemen. En als je het niet kan laten, kom dan voorzichtig met een suggestie (en breng het ook zo). Toch wordt het vaak goed bedoeld, wanneer anderen met oplossingen komen. Als technische dienst kan je hier ook overheen stappen en doorvragen naar het probleem.

De tweede miscommunicatie: De technische dienst die gelijk zegt dat iets niet kan.

“Wat kunnen we doen om dit probleem in de toekomst te voorkomen?” Vraagt de productiemanager. “Dat kunnen we niet,” reageert de teamleider van de technische dienst. “Hoezo dat kunnen we niet?” zegt de productiemanager verontwaardigd, “We kunnen tegenwoordig naar de maan!”

De meeste productiemanagers willen opties en niet een ‘nee’ als antwoord. Toch begrijp ik ze in het gesprek hierboven beide. Natuurlijk zijn er oplossingen mogelijk, maar de teamleider van de technische dienst weet al dat de kosten van de mogelijke oplossingen vele malen hoger zijn dan de baten. Dit weet de productiemanager alleen niet. De productiemanager hoort namelijk gelijk dat het niet kan.

Als je meer begrip wilt voor jouw besluiten, neem dan de ander mee in de afwegingen die je hiertoe gemaakt hebt. Hierdoor kan je van jouw besluit een gezamenlijk besluit maken. En misschien is er wel veel meer mogelijk dan je denkt, wanneer je er samen over praat. Het is zonde om dit niet te doen. Anderzijds, wanneer je hoort dat iets niet kan, vraag dan verder. Vaak zit hier veel meer achter dan je denkt en blijkt er toch nog veel wél mogelijk te zijn.

Tot slot: Het werkt twee kanten op. Je hebt vooral je eigen wijze van communiceren in de hand. Toch heb je hiermee veel invloed op de communicatie met anderen en kan je door middel van vraagstelling de ander helpen om beter te communiceren. Uiteindelijk krijg je het gesprek dat je verdient.