3 valkuilen bij het standhouden van 5S en praktische tips om hier niet in te vallen

3 valkuilen bij het standhouden van 5S en praktische tips om hier niet in te vallen

Veel organisaties starten voortvarend met 5S. De stappen scheiden, sorteren, schoonmaken en standaardiseren worden in een rap tempo doorlopen. Dit uit zich bijvoorbeeld in lades met uitgesneden zwart foam, gevuld met gereedschap. Of schaduwborden, waarop je precies kan zien wat waar moet hangen (hierna: standaarden). Toch wordt de vijfde stap van 5S, standhouden, meestal als lastigste stap ervaren. Terwijl juist deze stap het succes bepaald. Waarom is het zo lastig om de werkvloer met elkaar op orde te houden en wat kan je hieraan doen? Lees het in dit artikel.

Valkuil 1

Wanneer mensen volgens een standaard gaan werken, is de kans groot dat in de praktijk blijkt dat deze standaard toch nog iets handiger of beter kan. Er ontbreekt bijvoorbeeld een gereedschap dat toch wel prettig is of het ligt iets verder weg opgeborgen en is toch vaker nodig dan gedacht. Daarnaast kunnen er natuurlijk dingen veranderen of verbeteren in het werkproces. Misschien is er dan een nieuw stuk gereedschap nodig, welke nog niet opgenomen is in de standaard.

Wanneer de standaard dan al uitgesneden is in zwart foam, dan kan het best een gedoe zijn om deze standaard aan te passen. Als het aanpassen van een standaard te lang duurt, gaan mensen zelf oplossingen verzinnen om prettig te werken. Gereedschap komt dan bijvoorbeeld bovenop het zwarte foam te liggen of op hele andere plekken op de werkvloer. Mensen ontwikkelen hun eigen standaard en de voorgeschreven standaard wordt hierdoor steeds minder belangrijk. 

Zorg ervoor dat de standaard eenvoudig of snel aan te passen is, zodat deze mee kan verbeteren met de organisatie. Maak duidelijke afspraken hierover, zoals wie hierin wat doet. Werk eventueel met artikelen zoals labelprinters, tape, verschuifbare lade indelingen, verstelbare haken, geplastificeerde afbeeldingen etc. om snel te kunnen schakelen.

Valkuil 2

Soms ‘verdampen’ er spullen op de werkvloer of raken verbruiksartikelen op. Wanneer het proces om nieuwe spullen te bestellen onduidelijk is en/of moeizaam gaat, dan kan het lang duren voordat de lege plekken in de lades of op de schaduwborden weer gevuld zijn. Dat is niet alleen vervelend voor het oog, maar ook voor de mensen die met deze spullen moeten werken. Misgrijpen en zoeken is vervelend.

Om dit te voorkomen, gaan mensen op hun eigen manier regelen dat dit niet gebeurt. Ze creëren wederom hun eigen standaarden, omdat dit prettiger werkt. Hierdoor ‘verdampen’ er nog meer spullen in kluisjes, broekzakken of andere kasten.

Zorg ervoor dat het proces om nieuwe spullen te bestellen helder is, zodat lege vakken snel weer aangevuld worden. Zorg er ook voor dat wanneer de bestelling binnen is, dit niet 2 maanden ongemerkt in het magazijn ligt, voordat het op de juiste plek op de werkvloer terecht komt 😉.

Valkuil 3

“Zo, de standaard staat, de mensen weten wat ze moeten doen. Nu heb ik er geen omkijken meer naar.” Er wordt weleens gedacht dat men achterover kan hangen, zodra de standaard staat. Helaas, nu begint het pas echt. Vooral voor de leidinggevenden op en van de werkvloer. Het vergt discipline om te werken volgens een standaard en om dat te bereiken is opvolging nodig. Een afwijking is (als het goed is) direct zichtbaar. Als je als leidinggevende regelmatig voorbij een afwijking loopt en dit niet met de mensen bespreekt, lijkt het alsof het niet belangrijk is om te werken volgens de standaard.

Dit schept ruimte om af te wijken van de standaard. Zeker wanneer ze een andere manier van werken prettiger vinden en ze hier niet op aangesproken worden. Daarnaast weet je ook niet waarom er niet volgens de standaard wordt gewerkt en of er eventueel een aanpassing nodig is in de standaard of dat er op een andere manier ondersteuning nodig is.  

Zorg voor duidelijke standaarden, zodat afwijkingen direct zichtbaar zijn. Loop iedere dag over de werkvloer en let op deze afwijkingen. Bespreek deze afwijkingen met de mensen en ondersteun waar nodig. Vraag bijvoorbeeld waarom een vak leeg is of waarom een object niet in een vak ligt. Luister, activeer en ondersteun waar mogelijk.

Samengevat

5S geen project met een begin en eind, maar een continu proces. Het vraagt daarom niet om een tijdelijke injectie van (veel) aandacht, maar elke dag een beetje. Wil je weten wat 5S voor jouw organisatie kan betekenen? Lees dan ook mijn artikel: Een opgeruimde werkplek levert helemaal niet zoveel op.