7 praktische afspraken om de samenwerking tussen de technische dienst en productie te verbeteren

De samenwerking tussen de technische dienst en productie liep alles behalve soepel. Uitspraken zoals “productie wil alleen maar draaien” en “de technische dienst voelt de productiedruk niet” vlogen over en weer. Daarnaast was de sfeer in het dagelijkse productieoverleg vaak om te snijden. Toch was er één ding waar ze het unaniem over eens waren: wij begrijpen elkaar niet. Dit uitgangspunt was dan ook de start van een betere samenwerking. Lees in dit artikel welke afspraken zij maakten om hun samenwerking en dus ook de machineprestaties te verbeteren.

Hoe kunnen we het begrip voor elkaar vergroten? Dat was de vraag die centraal stond tijdens de eerste sessie samen met de leidinggevenden van beide afdelingen. Nee, niet iedereen zat hier (in het begin) op te wachten, maar het was wel ‘lekker een dagje uit de dagelijkse operatie’. Toch vormden er tijdens deze sessie meerdere concrete afspraken om de samenwerking te verbeteren. Hieronder deel ik daar 7 van, omdat het zonde zou zijn om ze niet te delen:

1. Wanneer de technische dienst bij een storing komt is er ten minste één iemand van productie aanwezig bij de machine. Het kwam geregeld voor dat de productiemedewerkers gelijk ergens anders naar toe moesten, wanneer hun machine in storing stond. De technische dienst kwam dan aan bij de machine en had dan nog geen idee wat er precies aan de hand was. Ze moesten dan zelf uitzoeken wat het storingsbeeld was en met een beetje pech zagen ze niks geks en liepen ze weer weg. Dit koste aanzienlijk meer tijd en frustratie, dan een korte afstemming met iemand van productie.
2. Wanneer de technische dienst bezig is met het oplossen van een storing, blijft iemand van productie erbij om te helpen. Er liepen een aantal handige productiemedewerkers rond. Het was zonde om hun capaciteit hierbij niet te gebruiken. Toch konden beide partijen genoeg situaties bedenken waarom dit niet handig zou zijn, maar na doorvragen bleken er gelukkig ook genoeg situaties te zijn waarin dit wel handig zou zijn. We spraken daarom af dat ze samen per situatie mochten beoordelen of ondersteuning van productie zinvol was of niet. Uiteindelijk zagen we ze geregeld samen sleutelen en vergrootte dit naast het onderlinge begrip ook de kennis en het eigenaarschap van de productieafdeling.
3. Als de technische dienst een storing opgelost heeft, moeten ze laten weten dat ze klaar zijn. Klinkt logisch, toch kwam het wel eens voor dat de storing opgelost was, maar dat productie dit niet meteen wist. Dit kwam omdat er even niemand van productie in de buurt was en de technische dienst alweer bij een andere storing bezig was. Hierdoor stonden machines onnodig langer stil. Zonde, frustrerend en eenvoudig te voorkomen. Maak duidelijke afspraken over hoe en bij wie de technische dienst storingen moet afmelden, zodat dit niet hoeft te gebeuren.
4. Na het oplossen van een storing moet de productie samen met de technische dienst bepalen welk vervolg hieraan gegeven moet worden. Elk probleem is een kans op een verbetering, daarom wilden we een kort moment creëren, waarin een monteur en een ervaren productiemedewerker samen na gingen denken over een verbetering. Al is het maar een minuut. Wat kunnen we doen om de storing in de toekomst te voorkomen of sneller op te lossen? Is dit ook interessant voor andere machines? Of moeten we nog verder onderzoek doen naar de oorzaak? Naast dat er kennis werd gedeeld, was er ook meer overeenstemming over de verbeterideeën en de urgentie hiervan. Ze hadden het immers samen bedacht. Dit scheelde veel discussies in het ochtendoverleg.
5. Elkaar opzoeken ook wanneer er geen problemen zijn. ‘We spreken elkaar vooral wanneer er gezeik is.’ Ja, dat was een treffende opmerking, dus bedachten we deze afspraak. Hoe ze borgden dat ze elkaar op gingen zoeken? Door dagelijks 10 minuten met elkaar in te plannen (de leidinggevenden) om te praten over koetjes, kalfjes en een beetje werk. Het is verassend om te zien hoeveel kou er uit de lucht gehaald kan worden met een luchtig gesprek. En als er niks was om te bespreken, dan vonden ze het in ieder geval beide dom dat ze bij elkaar moesten zitten en ging het gesprek daarover. Waren ze het daar in ieder geval met elkaar over eens.
6. Af en toe samen inspecties lopen. Een mooie manier om van elkaar te leren en elkaar scherp te houden. Waar let de ander op en waarom? Toch gebeurde het, na het afspreken hiervan, niet vanzelf dat ze samen inspecties gingen lopen. Dit moest even ingepland worden, wat een kleine moeite was (plannen = key).
7. Evalueren hoe het gaat. ‘Leuk dat we dit nu bedenken, maar gaan we dit dan ook echt zo doen?’ We spraken af om de gemaakte afspraken eens in de zoveel tijd te evalueren. Heeft het nog zin wat we doen, zijn we tevreden met de uitvoering en heb je nog andere opmerkingen of ideeën? We spraken uit wat we goed vonden gaan en wat er beter kon. Op deze manier wisten we waar we aandacht aan moesten schenken of bij moesten sturen. Dit was misschien wel de belangrijkste afspraak.

De afspraken haalden ruis weg, waardoor er meer ruimte ontstond om beter naar elkaar te luisteren. Het kost een beetje tijd en aandacht, maar dat is dan ook de investering. Die verdien je dubbel en dwars terug. Uiteraard is er meer nodig om een machinepark beter te laten presteren. Toch zorgden deze afspraken wel voor een beweging om de ‘I operate, you fix’ mentaliteit te doorbreken en om samen verder te gaan verbeteren.