iln.keirbafpot%40ofn

iln.keirbafpot%40ofn

Actielijsten die wel werken, ze bestaan!

Actielijsten die wel werken, ze bestaan!

In veel organisaties zie je ze voorbij komen: actielijsten in verschillende soorten kleuren en maten. Ze worden steeds dynamischer. Tijdens het bespreken van de acties zijn veelgehoorde antwoorden ‘mee bezig’, ‘loopt’ en ‘wacht op..’. Deadlines verschuiven, de prioriteit wordt lager en soms blijven acties gewoon liggen. Hoe kan je dit voorkomen?

Laten we beginnen waar de oplossing niet in zit: de actielijsten voorzien van voortgangspercentages, smileys of een nog meer fancy lay-out. Er zijn namelijk maar drie elementen echt belangrijk: Wie er verantwoordelijk is, wat diegene moet doen en wanneer dit gereed moet zijn. De wie en het wanneer, daar kan je amper omheen, echter is er bij het veld 'wat' vaak nog veel winst te halen.  

Je bent er nog niet met het invullen van het veld 'wat'. Vaak wordt de actie in het veld 'wat' veel te ruim omschreven. Een eenvoudig voorbeeld: De huidige werkkleding zit niet fijn. Er moet nieuwe werkkleding besteld worden. Als actie wordt er dan al snel ingevuld: 'Nieuwe werkkleding regelen'. Voordat er daadwerkelijk nieuwe werkkleding besteld wordt, gaan hier meerdere stappen aan vooraf, zoals bijvoorbeeld: Wat zit er niet fijn? Waar moet de werkkleding dan wel aan voldoen? Wie kan dit leveren? Etc. Door het te ruim omschrijven van de ‘wat’ schep je ruimte en is de kans groot dat je antwoorden krijgt als ‘loopt’, ‘mee bezig’ en ‘wacht op’. Hier is niks aan gelogen, maar maakt het opvolgen van een actie wel lastig.

Wat je wel zou kunnen doen om acties beter op te volgen? Maak het concreter. Stel tijdens het opschrijven van de actie de volgende vraag (eventueel hardop, zodat de actiehouder dit zelf bedenkt): Wat is de eerstvolgende stap die gezet moet worden binnen deze actie? Zet deze stap in de actielijst en maak hierover de afspraak wanneer het gereed moet zijn. In het genoemde voorbeeld zou dit kunnen zijn: 'Inventariseren wat de medewerkers niet prettig vinden aan hun werkkleding.' Wanneer het weer zo ver is om de actie te bespreken, maak je een afspraak over de nieuwe vervolgstap en leg je deze weer vast.

Ondanks dat dit een klein verschil is, levert dit wel de volgende resultaten op:

  1. Je zit er korter op en kunt dus sneller ondersteunen wanneer dit nodig is. 
  2. Je helpt de ander om de actie op te knippen in delen, waardoor de drempel lager ligt om te beginnen.
  3. Je denkt mee met de medewerker en hij of zij zal zich beter begrepen worden.
  4. Wanneer er meerdere personen bij het omschrijven van deze actiepunten aanwezig zijn, zal het draagvlak voor de actie groter zijn en de actiehouder beter ondersteunt worden als dit nodig is.