iln.keirbafpot%40ofn

iln.keirbafpot%40ofn

Een verbeterbord voor je kop

Een verbeterbord voor je kop

Steeds meer bedrijven starten met continu verbeteren. Net als paddenstoelen die uit de grond schieten, verschijnen verbeterborden op de werkvloer. Toch is het gebruik van deze verbeterborden geen garantie voor succes. Sterker nog, ze kunnen organisaties zelfs het idee geven dat ze aan het verbeteren zijn, terwijl ze dit in de werkelijkheid niet doen. In dit artikel deel ik twee scenario’s waarbij dit het geval is.

Scenario één. Je staat met je eigen afdeling of een team bij een verbeterbord. De problemen of verspillingen die zich de afgelopen dag(en) hebben voorgedaan, worden besproken. Je bedenkt samen oplossingen en acties, voert dit uit en behaalt leuke resultaten. Toch is een verbetering op je eigen afdeling, team of tussen twee afdelingen in, niet per definitie een verbetering voor de gehele organisatie.

Een voorbeeld. In een eerdere functie heb ik samen met collega’s ervoor gezorgd dat we een groot deel van de dode voorraad grondstoffen dat er lag, alsnog in productie konden nemen*. Hierdoor hoefden we dit materiaal niet weg te gooien en geen nieuw materiaal in te kopen. Een mooie besparing, waar we flink wat schouderkloppen voor hebben gekregen. Toen ik drie jaar later op de afdeling kwam te werken waar ze dit materiaal moesten verwerken, hoorde ik pas hoe vervelend het was om dit oude materiaal in te zetten. Het lukte, maar het zorgde tegelijk voor veel kwaliteitsproblemen en stilstanden op het machinepark. Hier had ik destijds geen flauw benul van.

Het stimuleren van verbeteringen op afdelingen of teams afzonderlijk van elkaar, zorgt voor een interne focus. Hierdoor is de kans groot dat organisaties gaan suboptimaliseren. Het lijkt dan alsof je als organisatie aan het verbeteren bent, maar op eindniveau zie je de resultaten van deze ‘verbeteringen’ amper of niet terug. Wanneer je als organisatie echt wilt verbeteren is het juist belangrijk dat de oogkleppen af gaan. Zorg ervoor dat afdelingen verder kijken dan hun eigen afdeling of team en hun rol in de waardeketen goed kennen en begrijpen.

Scenario twee. Op een gegeven moment liggen de quick wins niet meer voor het oprapen. Het wordt dan steeds moeilijker om te achterhalen wat er aan de problemen en verspillingen die zich voordoen ten grondslag ligt. Een 5-times-why levert bijvoorbeeld vage antwoorden op of antwoorden waar je niet direct wat mee kan. Toch sta je met elkaar bij dat verbeterbord en wil je met elkaar blijven verbeteren. Het liefst nog steeds in een rap tempo.

Dit zorgt ervoor dat organisaties, soms zonder dat ze het weten, symptomen gaan bestrijden. Deze ‘verbeteracties’ typeren zich dan vooral door meer te doen. Meer controles, meer lijstjes, meer overleggen, taken, rapportages etc. Mensen gaan harder werken in plaats van anders en dus slimmer, waardoor problemen niet bij de kern worden aangepakt en terugkomen. Op deze manier ben je eerder efficiënter aan het brandjes blussen in plaats van echt aan het verbeteren.

Hoe zorg je ervoor dat je verbeterborden wel effectief inzet? Een goed fundament is essentieel om succesvol met elkaar te verbeteren. Zeker wanneer het laaghangende fruit al geplukt is. Ondanks dat de theorie voorschrijft hoe belangrijk dit fundament is, staan bedrijven hier onvoldoende bij stil en starten ze maar al te graag met het implementeren van verbetertools zoals verbeterborden. Belangrijke voorwaarden voor een goed fundament zijn dat…

  1. Een ieder weet waar hun organisatie daadwerkelijk haar geld mee verdiend.
  2. Het proces van begin tot eind logisch en transparant is.
  3. Het ontzettend duidelijk is waar een ieder verantwoordelijk voor is en wat hun bijdrage is in de waardeketen. Niet alleen op papier, in bijvoorbeeld het kwaliteitshandboek, maar ook in de praktijk.

In de praktijk blijkt dat veel mensen het lastig vinden om in één zin te vertellen waar ze verantwoordelijk voor zijn en waarom hun functie bestaat. Mensen zijn vooral heel druk met van alles. Het is belangrijk dat een ieder weet wat zijn of haar specifieke bijdrage is in de waardeketen, zodat je als organisatie echt gericht met elkaar kan verbeteren.

Ik hoor graag hoe jij erover denkt.

* Voor de kritische lezer: uiteraard hebben we ook gekeken hoe deze ‘dode voorraad’ überhaupt kon ontstaan. 😉