Leveren (KPI) rapportages meer discussies op dan constructieve gesprekken?

Leveren (KPI) rapportages meer discussies op dan constructieve gesprekken?

De meeste organisaties maken gebruik van prestatie dashboards of KPI rapportages om de prestaties van hun organisatie, teams of individuen te monitoren. Deze dashboards en rapportages maken de voortgang van verbeteringen concreet en meetbaar. Toch gaat het bespreken hiervan niet altijd zonder slag of stoot. Voordat je het weet zit je verwikkeld in een discussie over de betrouwbaarheid van een rapportage of wie waar verantwoordelijk voor is. Wat kan je doen om deze discussies te veranderen in constructieve gesprekken, zodat je hiermee de resultaten kan verbeteren?  

Wat weet je precies over het resultaat? Een slecht resultaat hoeft niet te beteken dat de mensen slecht hebben gepresteerd. Zo hoeft een goed resultaat niet te betekenen dat de mensen goed hebben gepresteerd. Wellicht dat het in beide situaties het hoogst haalbare resultaat was op dat moment, maar misschien ook niet. Dat is lastig te beoordelen op enkel het resultaat. Het is belangrijk om goed te weten wat de omstandigheden waren en hoe de mensen hiermee zijn omgegaan. Misschien hebben ze ontzettend goed op een situatie gereageerd of misschien is er nog ruimte voor verbetering. Mensen direct aanspreken op het resultaat, zonder de omstandigheden goed te kennen, kan daarom averechts werken en leiden tot discussies die geen waarde toevoegen.

Wat je ook kunt doen is meer sturen op houding en gedrag en minder op het resultaat. Dit klinkt wellicht zweverig, toch kan je dit heel concreet toepassen. Zie de rapportages als een vertrekpunt om met elkaar in gesprek te gaan. Vraag waarom het resultaat goed of slecht is uitgevallen, zonder vooraf een oordeel te vellen (het is de toon die de muziek maakt). Wat diegene hierop antwoordt, geeft een goed beeld in hoeverre hij/zij weet wat er speelt. Vervolgens kan je vragen hoe diegene hiermee is omgegaan en beoordelen of hij/zij de juiste keuzes heeft gemaakt en de juiste acties heeft ondernomen. Deel jouw verwachtingen door aan te geven wat je hieraan goed vond of anders had willen zien en waarom. Op deze manier help je de mensen om in het vervolg (nog) betere keuzes te maken, wat zal leiden tot betere resultaten.

Je laat de mensen inzien dat ze invloed hebben op de wijze waarop ze met bepaalde situaties omgaan. Door hierover te spreken en ze hierin te ondersteunen, zal het gevoel van eigenaarschap groeien. Ten slotte krijg jij nog meer gevoel bij het resultaat en ga je zelf ook betere keuzes maken.

Mis geen updates en schrijf je in voor onze nieuwsbrief.