Van dagelijks brandjes blussen naar dagelijks verbeteren

Van dagelijks brandjes blussen naar dagelijks verbeteren

Stel, je wilt als organisatie gaan verbeteren. Alleen hier is gewoonweg de tijd of de ruimte niet voor. Althans, soms is dit er wel en dan gaan jullie hier ook mee aan de slag. Maar zodra de hectiek (van de dag) weer toeslaat, komt dit op een lager pitje te staan. Het voornemen is er, zodra het weer rustiger is, om het verbeteren verder op te pakken. Toch komt de hectiek keer op keer, in verschillende vormen en maten, weer terug. Het lijkt alsof jullie op deze manier nooit echt aan verbeteren toekomen. Lees in dit artikel hoe je als organisatie gaat en blijft verbeteren, zelfs wanneer het hectisch is.

Hectiek is niet meer dan de dynamiek van een organisatie, waar een organisatie hectiek van maakt. Organisaties zijn veelal dynamische omgevingen, waarin er altijd wel wat gebeurt. Wanneer het even rustig is, zal er vroeg of laat wel weer iets zijn. Dit kunnen problemen zijn, maar ook kansen. Het ligt daarom niet aan de hectiek dat een organisatie geen tijd heeft om te verbeteren. Het ligt aan de wijze hoe een organisatie reageert op de problemen en kansen die op hun pad komen.  

Hoe reageert jouw organisatie op (acute) problemen of kansen? Duiken jullie hier bovenop om problemen zo snel mogelijk de das om te doen of kansen zo snel mogelijk te benutten? Of gebeurt dit op een gedoseerde wijze? Is er een bepaalde structuur waarin jullie dit doen? Of komt dit neer op een goed staaltje gevechtsleiding. Laten jullie hierbij al het andere dat eigenlijk ook belangrijk is (even) los of krijgt dit ook nog steeds de nodige aandacht? Een organisatie kan op verschillende manieren reageren.

Hoe zorg je ervoor dat dynamiek geen hectiek wordt, zodat je ongestoord kan verbeteren? Het antwoord hierop is routine. Een routine in hoe een organisatie omgaat met problemen en kansen en deze omzet in verbetering. In een continu veranderende omgeving is dit hetgeen wat wél hetzelfde kan blijven. Dit zorgt voor de rust en ruimte die nodig is voor beheersing en verbetering. Zeker in een dynamische organisatie. Je hoeft immers niet continu op zoek te gaan naar manieren om problemen te elimineren en kansen te benutten. Daarnaast wordt je er steeds sneller en beter in als je dit op eenzelfde manier doet.  

Hoe ontwikkel je deze routine? De van Dale omschrijft het woord routine als een door gewoonte verkregen vaardigheid of als een normale gang van zaken. Om dit te bereiken is herhaling nodig. Dag- en weekstarts, die een beheers- en/of verbetercyclus borgen (zoals de PDCA), zijn een manier om hier een sterke routine in te ontwikkelen. Hoe je deze dag- of weekstarts het beste in kan richten, verschilt per organisatie. Het is belangrijk om op zoek te gaan naar wat voor jouw organisatie werkt. Dit is een proces en zal zeker niet direct goed gaan. Laat dit je niet ontmoedigen, dat is normaal.

Beginnen met dag- of weekstarts of ben je er al mee begonnen en wil je hier meer uithalen? Laat mij weten waar je vragen over hebt of plan een vrijblijvende sparringsessie met mij in. Wacht in ieder geval niet totdat de ‘hectiek’ over is, want als jouw organisatie de wijze waarop ze met problemen en kansen omgaat niet veranderd, zal ‘hectiek’ altijd terugkomen.