3 tips voor een korter, krachtiger en energieker ochtendoverleg.

Een dagelijks ochtendoverleg (daily scrum, dagstart, performance meeting of hoe dit ook bij jullie heet…) is één van de krachtigste middelen om een organisatie in een verbetermodus te brengen en te houden en dus om samen moeiteloos meer output te creëren. De meeste fabrieken doen dit dan ook op dagelijkse basis, alleen maar weinig fabrieken halen hier echt uit wat hiermee mogelijk is. In dit artikel daarom 3 tips voor een korter, krachtiger en energieker ochtendoverleg.

Wat eerst belangrijk is om te weten… Stroomt het ochtendoverleg niet? Loopt de communicatie bijvoorbeeld niet soepel of is de houding van de mensen nog steeds te passief? Dan stroomt dit ergens anders in de organisatie ook niet. Vaak wordt een ochtendoverleg dan ook (onbewust) ingezet als poging om dit te compenseren, om toch met elkaar (verder) te kunnen verbeteren. Hierdoor kan een ochtendoverleg voelen als een enorme leur- en sleurpartij. Naast dat dit veel tijd en energie kost, zorg je er hiermee ook nog voor dat dit jouw organisatie op dezelfde plek houdt.

Het is trouwens niet gek dat dit compenseren gebeurt. Dat gebeurde, toen jouw organisatie nog niet aan ochtendoverleggen deed, vermoedelijk ook al op andere manieren. In een ochtendoverleg gebeurt hetzelfde, maar dan geconcentreerder. Het ochtendoverleg zorgt er daarom voor dat je dit, naast alle inhoudelijke kwesties, juist goed op kan merken. Wat een heel krachtig gegeven is.

Wil je een korter, krachtiger en energieker ochtendoverleg? Dan is het belangrijk om scherp te zijn in het overleg op: van proberen we hiermee iets te compenseren, wat er nog niet is of beter kan in onze organisatie, of draagt dit overleg echt bij aan een structurele vooruitgang?

Ter beeldvorming deel ik 3 veelvoorkomende situaties waarin ochtendoverleggen (per ongeluk) dingen compenseren en jouw fabriek op dezelfde plek houden + tips hoe je dit kan doorbreken, zodat jullie moeiteloos meer output gaan creëren.  

1.      Discussies op willen lossen in het ochtendoverleg (of dit op een later moment willen doen). Discussies in het ochtendoverleg zijn signalen dat het juiste gesprek niet op het juiste moment heeft plaatsgevonden. Daarom gebeurt dat in het ochtendoverleg. Soms kan je dan handig aangeven van ‘laten we dit op een ander moment oppakken’, zodat het overleg weer door kan gaan, maar ook dat latere moment is dan ter compensatie.

Tip: Kijk welk gesprek, tussen wie en op welk moment er plaats had moeten vinden om gelijksoortige discussies in het ochtendoverleg te kunnen voorkomen en faciliteer dit. Naast dat dit discussies achteraf scheelt, zorgt dit er ook voor dat er betere keuzes gemaakt worden op de momenten dat dit relevant is, wat zal leiden tot effectievere acties en dus betere resultaten.

Het klinkt misschien gek, maar wees blij dat je de discussies opmerkt. Het is namelijk hartstikke mooi dat dit soort signalen zo voorgeschoteld worden. Daar kan je wat mee. Dit geeft je ontzettend veel grip op de samenwerking en de communicatie tussen de mensen in jouw fabriek.

2.      Het ochtendoverleg gebruiken om verbeteracties te verzinnen. Hiermee vang je een gebrek aan eigenaarschap en pro-activiteit (waar je wilt dat ze dat op hebben) op, omdat dit ‘wel in het ochtendoverleg gedaan wordt’. Je wil dat de mensen van te voren al nagedacht hebben over verbeteracties en dat deze zelfs al uitgezet zijn in de organisatie wanneer hier processen voor zijn. Daarnaast, als je dit allemaal in het ochtendoverleg probeert te doen, is dat vaak (veel) te veel en kan je dat onmogelijk goed doen in het korte tijdsbestek van een ochtendoverleg.

Tip: Stimuleer de mensen om al eerder na te denken over verbeteracties dan in het ochtendoverleg. Wanneer de mensen dit (samen) gaan bedenken op het moment dat het speelt, volgen er ook betere verbeteracties. Zeker wanneer er meerdere betrokkenen zijn, wordt er op dat moment al meer eensgezindheid en dus draagvlak voor gecreëerd. Gebruik het ochtendoverleg vervolgens als vangnet/check of de juiste acties zijn uitgezet.

3.      Het ochtendoverleg gebruiken om focus aan te brengen. Er gebeurt veel in 24 uur. Alleen niet alles is belangrijk. Je hoeft niet alles te weten en te bespreken wat er gebeurt is of mis is gegaan. Deze filtering wordt dan vaak ook pas in het ochtendoverleg gemaakt, waardoor er heel veel verhaal nodig is om tot de belangrijkste punten te komen.

Tip: Zorg ervoor dat de mensen deze filtering al eerder en beter maken. Stimuleer dit door ze bijvoorbeeld te vragen om met een top 5 of top 3 stilstanden, inefficiënties en/of kwaliteitsproblemen te komen in het ochtendoverleg.

Wees niet bang dat je iets mist. Wanneer iets belangrijk wordt, komt dit vanzelf omhoog. Plus als je merkt dat de mensen zich niet focussen op de juiste dingen, dan kan je ze hier gericht in ondersteunen en op gaan sturen in het ochtendoverleg. Hierdoor verbeter je de focus in jouw organisatie en hoef je een gebrek aan focus niet te compenseren in het ochtendoverleg. Het ochtendoverleg dient dan vooral als check (borging) hiervan.

Meer tips, tools en stappenplannen voor een korter, krachtiger en energieker ochtendoverleg vind je op ons online platform.