De allereerste stap om de reactieve onderhoudscyclus in jouw fabriek te doorbreken.

Tegenwoordig zijn er ontzettend veel tools, methodes en dus mogelijkheden om machines beter te laten draaien. Dat maakt het steeds lastiger om de juiste dingen op het juiste moment te doen. Zo zie ik veel fabrieken sensoren installeren, data verzamelen en onderhoudsplannen opstellen alsof het al om de laatste secondes of minuten gaat in hun fabriek, terwijl ze in de werkelijkheid aan het zwoegen zijn in een reactieve onderhoudscyclus. Dingen die wellicht in een later stadium het verschil maken, maar nu weinig impact hebben (maar wel veel tijd kosten).

Het doorbreken van de reactieve onderhoudscyclus in jouw fabriek vind je niet in precisie of in specialisatie, maar gewoon in de organisatie. In dit artikel daarom wat de allereerste stap is om te zetten om de reactieve onderhoudscyclus in jouw fabriek te doorbreken.

Het doorbreken van een reactieve onderhoudscyclus vraagt om een organisatie die snel en effectief met elkaar kan schakelen, zodat de juiste keuzes en de juiste acties op het juiste moment volgen. In welk proces jouw organisatie goed moet kunnen schakelen? In het proces van alle signalen van, over en voor het machinepark tot en met de volledige afronding hiervan. Hierin worden er ontzettend veel keuzes gemaakt die bepalen hoe het machinepark vandaag de dag presteert. 

Om goed te kunnen schakelen is er overzicht nodig. Geen verassing misschien, alleen wanneer heb je precies ‘overzicht’? Wat ik met overzicht bedoel is één overzicht wat een goed beeld geeft van de status van het machinepark. Dat blijkt in de praktijk vaak een lastig iets.

Veel fabrieken die in een reactieve onderhoudscyclus zitten hebben namelijk meerdere lijstjes en systemen om punten van, over en voor het machinepark bij te houden. Zo zie ik geregeld dat het (hogere) management graag controle houdt op de inhoud van meerdere afdelingen en openstaande punten en daardoor meerdere/eigen lijstjes voert. Dit geeft aan dat ze onvoldoende grip hebben op het proces en daarom de grip op de inhoud willen houden. Door juist met dit proces aan de slag te gaan, krijgen ze grip op het proces en kan de inhoud meer losgelaten worden.

Afijn, om goed met elkaar te kunnen schakelen heb je één overzicht nodig met elkaar. Heeft jouw organisatie een onderhoudsbeheersysteem, dan is dit het systeem waarin dit overzicht zou moeten zitten. Daarvoor is het belangrijk om dit systeem niet alleen als het speeltje te zien van de technische dienst, maar net zo goed als dat van productie wanneer je een goed presterend machinepark wilt.

Heeft jouw fabriek al een keuze gemaakt wat dit leidende systeem is of zou moeten zijn? Dan wordt vaak de denkfout gemaakt dat als ze een goed overzicht willen dat ze dan zo veel mogelijk signalen van over en voor het machinepark moeten verzamelen om hierin te zetten. Hiermee overspoel je jouw fabriek en breng je een ‘verlamming’ teweeg, want het moet allemaal ook vertaald en omgezet worden naar acties. Doe dit daarom eerst nog niet. Begin met de signalen die jullie al hebben en laat de organisatie op dezelfde frequentie als dat deze was de signalen melden in het systeem (dit zal vanzelf oplopen als dit nodig/relevant is).

In het proces om overzicht te krijgen en te houden is het in eerste instantie vooral belangrijk dat de meldingen die binnen komen goed gefilterd worden voordat ze verder het systeem in gaan. Is de melding duidelijk, compleet en niet dubbelop etc. Daarbij is het ook belangrijk dat de punten die in het systeem staan geprioriteerd zijn. Zo is het geven van een datum niet hetzelfde als het geven van een prioriteit (morgen ziet de wereld er alweer anders uit dus die datum geeft niet goed de verhouding t.o.v. de andere punten in het systeem weer). Daarnaast is het belangrijk dat de prioriteiten in het systeem niet alleen de prioriteiten van de technische dienst zijn, maar ook die van productie en dat hier dus overeenstemming over is.

Nu kan het zijn dat je allemaal beren op de weg ziet om dit voor elkaar te krijgen. En dat dit een heel ingewikkeld iets lijkt. Want de mensen moeten goed gaan melden, het moet goed gefilterd worden en de prioriteiten moeten samen goed gesteld worden etc. Dit is niet ingewikkeld, wanneer je het belangrijk genoeg maakt en de juiste dingen hierin op het juiste moment doet.

Het is daarom ook belangrijk dat als je hiermee aan de slag gaat dat je dit proces van het krijgen en behouden van overzicht binnen 6 tot maximaal 8 weken goed hebt staan, anders verlies je momentum. Je merkt namelijk pas na 6 tot 8 weken hier het effect van en als je langer hiermee bezig bent, dan betekend het langer ‘gedoe’ voordat het wat oplevert en is de kans heel groot dat de mensen hier het nut niet van inzien (en jij ook) en dat jullie het samen niet volhouden om zo te werken.

Het wennen slaat dan om in weerstand, waardoor een organisatie kan geloven dat deze manier van werken of ‘structuur’ niet bij hun organisatie past. Alleen in de werkelijkheid is er geen weerstand op de nieuwe manier van werken, maar in het proces daarnaar toe wat te lang duurt. “Nemen we het nou serieus of niet?” zou jouw fabriek zeggen als het kon praten. Dit brengt een organisatie alleen maar verder in een neerwaartse spiraal en is het des te moeilijker hier weer uit te komen. Dus wil je het proces van overzicht krijgen en houden aanpakken of een boost geven? Ga ervoor (en dus niet dat halve ‘we zijn er mee bezig’ gedoe).

Samengevat. Wil je de reactieve cyclus in jouw fabriek doorbreken en samen moeiteloos meer output creëren? Dan is het creëren en behouden van overzicht de allereerste stap.

Op ons online platform hebben we een concreet stappenplan staan waarmee je jouw mensen snel en soepel hierin mee kan nemen.