Hoe je het dagelijkse brandjes blussen wel écht doorbreekt in jouw fabriek.

Zo, de onderhoudsplannen zijn gemaakt, het onderhoudsbeheersysteem is geïnstalleerd, her en der wordt al mooi wat data verzamelt, maar toch, puntje bij paaltje zijn jullie nog steeds druk met het blussen van brandjes op het machinepark. De verbeteringen hebben geleid dat jullie misschien iets efficiënter brandjes aan het blussen zijn, maar dat is het dan ook. Jullie lopen nog steeds achter de feiten aan. Geen probleem. Daar kan je wat aan doen. Maar doe niet wat de rest van de industrie doet, want dan loop je over 5 jaar hier nog steeds achteraan.

Jaag niet zoals de rest van de industrie ‘voorspelbaarheid’ na. Meer voorspelbaarheid is wat veel eigenaren, directeuren en plantmanagers van fabrieken denken nodig te hebben om de reactieve cyclus in hun fabriek te kunnen doorbreken. Alleen, de problemen op het machinepark die ze nu hebben, zijn helemaal niet zo onvoorspelbaar als ze lijken. Misschien voor hun 😉. Maar wanneer je navraag doet op de werkvloer dan had Leo al wel wat aparts gehoord bij de machine de laatste tijd en Jan had al een paar keer bij zijn leidinggevende aangegeven dat er toch echt naar de aandrijfriem gekeken moest worden die nu dan toch gescheurd is. En oh, er stond toch al wel een melding van open in het onderhoudsbeheersysteem.

De meeste problemen zijn al voorspelbaar, maar de organisatie is niet goed in het vertalen van deze signalen naar de juiste acties op het juiste moment. Waardoor problemen ‘onverwachts’ opduiken op het machinepark.

Het verzamelen van meer data gaat dan ook niet helpen bij het doorbreken van een reactieve cyclus. Het verzamelen van nog meer signalen maakt het voor organisaties juist lastiger om deze allemaal goed te filteren en te prioriteren. De meeste organisaties lopen al over van informatie. En daarnaast de beste smart sensoren in jouw fabriek zijn toch echt de mensen. Door de focus te veel op dataverzameling te leggen, gaan ze scherpte verliezen in de praktijk waardoor je de belangrijkste signalen van het machinepark gaat missen.

Het doorbreken van een reactieve cyclus vraagt niet om het verbeteren van de kwaliteit of hoeveelheid van deze signalen, maar om goed te kijken naar het proces wat er na deze signalen gebeurt. Want in dit proces - van alle signalen van en over het machinepark tot en met de volledige afronding hiervan - worden er ontzettend veel keuzes gemaakt die bepalen hoe het machinepark presteert. Keuzes als..

Gaan we wel of niet wat met een signaal doen? En wanneer? Maken we het preventief onderhoud af of gaan we naar een machine die plots in storing valt? En als er meerdere machines in storing staan, naar welke machine gaan we als eerste? Gaan we voor een snelle reset, met kans dat de storing terugkomt, of gaan we voor een permanente oplossing die langer duurt? Laten we het hierbij of gaan we verder zoeken naar een grondoorzaak en kijken we of het ook relevant is voor andere machines? Gaan we nu extra inspecties toevoegen of houden we de inspectieplannen hetzelfde? Enzovoort, enzovoort.

Dit besluitvormingsproces in een organisatie is een ontzettend gelaagd proces, dat over meerdere lagen en afdelingen heen loopt en waar maar weinig fabrieken echt bewust van zijn, laat staan dat ze hier grip op hebben. Dit proces wordt dan ook vaak gevormd door een combinatie van geschreven en ongeschreven structuren in een organisatie. Het is meestal wel bekend dát deze keuzes ergens in hun organisatie gemaakt worden maar niet precies door wie, wanneer en hoe. Wordt het preventieve onderhoud bijvoorbeeld puntje bij paaltje toch steeds weer naar achteren geschoven? Dan komt dat niet door jullie ‘cultuur’, maar omdat jullie hier voor kiezen.

Zo lang jouw organisatie op dezelfde manier keuzes blijft maken, hoe goed jullie onderhoudsbeheersysteem of onderhoudsplannen ook zijn, blijft jouw organisatie opereren op hetzelfde niveau.

Ja maar tijd, ja maar budget, ja maar capaciteit, ja maar kennis en ervaring, ja maar verouderd machinepark… Fabrieken kunnen vaak genoeg redenen bedenken om niet naar dit besluitvormingsproces te kijken in hun organisatie en blijven liever badderen in de excuses die ze hebben. Ik snap het. Dit proces verhelderen kan eng zijn. Keuzes worden knetter transparant gemaakt. Alleen, juist wanneer dit proces goed staat worden de prioriteiten beter gesteld, gaat de productiviteit omhoog en wordt de tijd beter benut, de werkdruk verlaagd, ontwikkelt kennis en ervaring zich sneller en worden de juiste investeringen gedaan in het machinepark etc. Het gaat erom dat jullie samen gaan kiezen voor een machinepark dat optimaal draait.

Het is all about choices. Ok. Hoe richt je zo’n besluitvormingsproces zo goed mogelijk in? Naast dat veel fabrieken weinig bewust zijn van dit proces (wat al de eerste stap is) doen ze vaak ook eh… onhandige dingen hierin. Dingen die de besluitvorming niet ten gunste komen. Zo wordt dit proces vaak ingericht met een efficiëntiebril in plaats van synergiebril. Efficiënte processen leiden vaak tot snelle, gehaaste keuzes in plaats van effectieve keuzes.

Bijvoorbeeld: veel onderhoudsbeheersystemen zijn ingericht om efficiënter te werken, waardoor deze interactiemomenten tussen mensen óverneemt in plaats van dat deze de interactie tussen de mensen ondersteunt. Dit terwijl deze interactiemomenten belangrijk zijn om samen de juiste keuzes te maken. De juiste prioriteiten stel je namelijk samen en bepaald de effectiviteit van de acties die volgen.

Ps. mochten er veel discussies zijn in het ochtendoverleg tussen productie en onderhoud, dan weet je dat het samen maken van keuzes niet goed gebeurt op de momenten dat het nodig is.

Het besluitvormingsproces is daarom pas goed ingericht wanneer er optimale wisselwerking kan ontstaan tussen de mensen en de machines. Dit leidt tot de meest effectieve keuzes en acties in lijn met de strategie van jouw organisatie, waardoor het machinepark optimaal gaat draaien en je de reactieve cyclus doorbreekt.

Daarnaast transformeer je, door grip te hebben op dit besluitvormingsproces, jouw organisatie van een organisatie die het onderhoud beheert naar een organisatie die het machinepark beheerst.

Benieuwd hoe jij moeiteloos meer output kan creëren in jouw fabriek? Plan dan een vrijblijvend strategiegesprek in.